Signing-a-deal

Szanowni Państwo,
W imieniu Zarządu Polsko-Irańskiej Izby Gospodarczej („Izba”), działając na podstawie § 21 w zw. z § 24 ust. 1 Statutu Izby, niniejszym zwołuję na dzień 14 listopada 2017 roku, Zwyczajne Walne Zgromadzenie Członków Izby.
Zwyczajne Walne Zgromadzenie Członków Izby odbędzie o godzinie 13:00, w Warszawie, w siedzibie kancelarii Dentons Europe Dąbrowski i Wspólnicy sp.k. przy Rondzie ONZ 1, 30 piętro.
Proponowany porządek obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Izby przedstawia się następująco:

  1. stwierdzenie zdolności Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Członków Izby do podejmowania uchwał;
  2. przyjęcie porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Członków Izby;
  3. wybór Przewodniczącego Zwyczajnego Zgromadzenia;
  4. podjęcie uchwał o zmianie Statutu Izby oraz przyjęciu tekstu jednolitego Statutu Izby;
  5. podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego Izby;
  6. podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania z działalności Zarządu i Rady;
  7. podjęcie uchwały w sprawie udzielenia członkom Zarządu i Rady absolutorium z wykonania przez nich obowiązków;
  8. zamknięcie Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Członków Izby.

Proponowana zmiana Statutu Izby (pkt. 4 porządku obrad) polega na:
(i) zastąpieniu obecnego brzmienia § 12 ust.1 Statutu Izby tj.:

Przyjęcie w poczet członków Izby następuje na podstawie uchwały Rady, po uprzednim złożeniu przez zainteresowany podmiot pisemnej deklaracji członkowskiej. Złożenie deklaracji członkowskiej jest jednoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego Statutu.
brzmieniem następującym (zmieniona treść została wytłuszczona):
Przyjęcie w poczet członków Izby następuje na podstawie uchwały Rady, po uprzednim złożeniu przez zainteresowany podmiot pisemnej deklaracji członkowskiej oraz po potwierdzeniu przez Zarząd dokonania wpłaty całości opłaty wpisowej. Złożenie deklaracji członkowskiej jest jednoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego Statutu.

Powyższa zmiana uzależnia przyjęcie w poczet członków Izby od dodatkowego wymogu polegającego na potwierdzeniu przez Zarząd dokonania wpłaty całości opłaty wpisowej.

(ii) dodaniu do obecnego brzmienia § 13 ust.1 Statutu Izby lit. e (zmieniona treść została wytłuszczona):

Członkostwo w Izbie ustaje z chwilą:
a) śmierci osoby fizycznej;
b) złożenia oświadczenia o wystąpieniu z Izby;
c) wykluczenia z Izby;
d) wykreślenia z listy członków Izby z powodu zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej lub wykreślenia z właściwych ewidencji lub rejestrów.
e) nieuregulowania płatności określonych w ust. 5.

oraz

zastąpieniu obecnego brzmienia § 13 ust.5 Statutu Izby tj.:

W przypadku, gdy członek Izby zalega ze składkami za dany rok dłużej niż 3 miesiące i pomimo uprzedniego wezwania do zapłaty oraz wyznaczenia dodatkowego, nie krótszego niż 30 dni, terminu do uregulowania zaległości nie dokona wpłaty zaległych składek, Rada może wykluczyć członka Izby w drodze uchwały podjętej zwykłą większością głosów.

brzmieniem następującym (zmieniona treść została wytłuszczona):
W przypadku, gdy członek Izby zalega ze składkami za dany rok dłużej niż 3 miesiące i pomimo uprzedniego wezwania do zapłaty oraz wyznaczenia dodatkowego, nie krótszego niż 30 dni, terminu do uregulowania zaległości nie dokona wpłaty zaległych składek, członkostwo w Izbie ustaje.

Powyższe zmiany polegają na poszerzeniu zamkniętego katalogu przyczyn powodujących ustanie członkostwa w Izbie o sytuację, w której członek Izby nie ureguluje płatności w wyznaczonym statutowo terminie. Jednocześnie zaleganie ze składkami przez członka Izby przez okres określony w statucie oraz zaniechanie ich uregulowania po wezwaniu do zapłaty i pomimo wyznaczenia dodatkowego terminu, zostało obwarowane bardziej surową sankcją bezwzględnego ustania członkostwa w Izbie.

 

(iii) zastąpieniu obecnego brzmienia § 18 Statutu Izby tj.:

1. Wysokość składki członkowskiej uchwalana jest na rok z góry przez Walne Zgromadzenie Członków.
2. Składkę członkowską wnosi się jednorazowo w terminie do końca pierwszego kwartału roku, na który składka została ustalona lub w ciągu 30 dni licząc od daty otrzymania uchwały o przyjęciu w poczet członków Izby.
3. W wyjątkowych przypadkach, na pisemny wniosek członka Izby, Zarząd Izby może podjąć uchwałę o zmniejszeniu wysokości składki członkowskiej dla danego członka Izby w danym roku kalendarzowym.

brzmieniem następującym (zmieniona treść została wytłuszczona):
1. Wysokość opłaty wpisowej uchwalana jest na rok z góry przez Walne Zgromadzenie Członków.
2. Wysokość składki członkowskiej uchwalana jest na rok lub dwa lata z góry przez Walne Zgromadzenie Członków.
3. Składkę członkowską wnosi się jednorazowo w terminie do końca pierwszego kwartału roku, na który składka została ustalona lub w ciągu 30 dni licząc od daty otrzymania uchwały o przyjęciu w poczet członków Izby.
4. W wyjątkowych przypadkach, na pisemny wniosek członka Izby, Zarząd Izby może podjąć uchwałę o zmniejszeniu wysokości składki członkowskiej dla danego członka Izby w danym roku kalendarzowym.
Powyższe zmiany, polegające na uregulowaniu trybu uchwalania opłaty wpisowej oraz zmianie długości okresu na jaki uchwalana może być wysokość składki członkowskiej, wynikają z potrzeby uproszczenia i usprawnienia procedury pobierania składek członkowskich oraz opłaty wpisowej.

(iv) zastąpieniu obecnego brzmienia § 24 ust.1 Statutu Izby tj.:

Walne Zgromadzenie Członków jest zwoływane przez Zarząd. O terminie, miejscu i porządku obrad Zarząd obowiązany jest powiadomić członków Izby najpóźniej na 21 dni przed planowanym terminem zgromadzenia, poprzez opublikowanie stosownego zawiadomienia na stronie internetowej Izby lub przesłania go pocztą.
brzmieniem następującym (zmieniona treść została wytłuszczona):
Walne Zgromadzenie Członków jest zwoływane przez Zarząd. O terminie, miejscu i porządku obrad Zarząd obowiązany jest powiadomić członków Izby najpóźniej na 14 dni przed planowanym terminem zgromadzenia, poprzez opublikowanie stosownego zawiadomienia na stronie internetowej Izby lub przesłanie go pocztą.
Powyższa zmiana, polegająca na skróceniu okresu, jaki musi upłynąć od zawiadomienia o zwołaniu Walnego Zgromadzenia do dnia Walnego Zgromadzenia podyktowana jest względami praktycznymi i ma celu zapewnić, że uchwały Walnego Zgromadzenia, będą podejmowane odpowiednio szybko.

(v) zastąpieniu obecnego brzmienia § 26 Statutu Izby tj.:

  1. Rada Izby składa się z od 5 do 15 członków wybieranych przez Walne Zgromadzenie na trzyletnią kadencję. Mandaty członków Rady wygasają z dniem odbycia Walnego Zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe Izby za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji.
  2. Członkowie Rady wybierają ze swego grona Przewodniczącego i jednego lub więcej Wiceprzewodniczących Rady.

brzmieniem następującym (zmieniona treść została wytłuszczona):

  1. Rada Izby składa się z od 5 do 10 członków wybieranych przez Walne Zgromadzenie na trzyletnią kadencję. Mandaty członków Rady wygasają z dniem odbycia Walnego Zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe Izby za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji.
  2. Członkowie Rady wybierają ze swego grona Przewodniczącego i jednego lub więcej Wiceprzewodniczących Rady.
  3. Członkowie pierwszej Rady Izby, w tym Przewodniczący i Wiceprzewodniczący Rady Izby, zostaną powołani uchwałą Walnego Zebrania Założycielskiego Izby. Uchwała Walnego Zebrania Założycielskiego Izby określi również liczbę członków pierwszej Rady Izby.

Powyższa zmiana ma na celu zredukowanie maksymalnej liczby członków Rady oraz uregulowanie procedury wyboru członków pierwszej Rady Izby.

(vi) zastąpieniu obecnego brzmienia § 30 ust.1 Statutu Izby tj.:

O ile Statut nie stanowi inaczej, uchwały Rady Izby zapadają zwykłą większością głosów, w obecności co najmniej połowy członków Rady Izby. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego;
brzmieniem następującym (zmieniona treść została wytłuszczona):
O ile Statut nie stanowi inaczej, uchwały Rady Izby zapadają zwykłą większością głosów, niezależnie od liczby obecnych członków Rady Izby, prawidłowo zawiadomionych o posiedzeniu Rady Izby. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego.

oraz

dodaniu do obecnego brzmienia § 30 ust. 2 w następującym brzmieniu:

Uchwały Rady Izby mogą być podejmowane również poza posiedzeniem, za pomocą środków elektronicznego porozumienia się na odległość („tryb elektroniczny”). Uchwała podjęta w trybie elektronicznym jest ważna, jeżeli wszyscy członkowie Rady Izby zostaną powiadomieni o treści projektu uchwały. W tym celu, członek Rady Izby, wychodzący z inicjatywą podjęcia uchwały przez Radę Izby albo upoważniona przez niego osoba, powinien przesłać projekt uchwały Zarządowi Izby oraz pozostałym członkom Rady Izby, na adresy elektroniczne (e-mail) przez nich wskazane, w terminie 7 (siedmiu) dni przed planowanym dniem podjęcia uchwały. Członek Rady Izby, wychodzący z inicjatywą podjęcia uchwały albo upoważniona przez niego osoba, sporządza następnie pisemny protokół z podjęcia uchwały w trybie elektronicznym. Do protokołu załącza się wydruki korespondencji elektronicznej wskazującej sposób głosowania członków Rady Izby w sprawie uchwały. Protokół z podjęcia uchwały w trybie elektronicznym publikuje się na stronie internetowej Izby niezwłocznie po podjęciu uchwały.

Powyższa zmiana, polegająca na zniesieniu wymogu obecności minimalnego kworum na posiedzeniach Rady Izby, jest podyktowana względami praktycznymi i ma na celu usprawnienie działania izby. Ze względu na fakt, że znaczna część członków Rady Izby przebywa poza Warszawą, Rada Izby napotyka na trudności związane z podejmowaniem wiążących uchwał z powodu nieobecności na posiedzeniach dostatecznej liczby jej członków. Utrudnia to bieżące prowadzenie spraw Izby, m.in. paraliżuje proces przyjmowania w poczet członków Izby kolejnych podmiotów, pomimo opłacania przez nie składek członkowskich.
Zwracamy jednocześnie uwagę, że proponowane nowe brzmienie § 30 ust.1 Statutu Izby, uzależnia ważność uchwał Rady Izby od prawidłowego powiadomienia wszystkich członków Rady Izby z odpowiednim wyprzedzeniem, co ma na celu umożliwić im obecność na posiedzeniu Rady Izby osobiście lub ustanowienie w tym celu pełnomocnika.
Dodany został również ustęp przewidujący możliwość podejmowania chwał poza posiedzeniem za pomocą środków elektronicznego porozumiewania się na odległość oraz regulujący sposób podejmowania uchwał w tym trybie. Proponowana zmiana ma na celu usprawnienie i uproszczenie procedury podejmowania uchwał Rady Izby.

(vii) zastąpieniu obecnego brzmienia § 31 Statutu Izby tj.:

1. Zarząd składa się z od 1 do 3 członków Izby, wybieranych przez Radę na trzyletnią kadencję. Mandaty członków Zarządu wygasają z dniem odbycia Walnego Zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe Izby za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji.
2. Członkostwo w Zarządzie wygasa na skutek odwołania, rezygnacji lub śmierci członka Zarządu.
3. Zarząd wybiera spośród swoich członków:
a) Prezesa Izby;
b) jednego lub więcej Wiceprezesów Izby;
c) Skarbnika Izby.
4. Zarząd może uchwalić regulamin Zarządu, ustalający w szczególności podział obowiązków pomiędzy poszczególnych członków Zarządu. Jeżeli regulamin nie został uchwalony, podziału obowiązków pomiędzy członków Zarządu dokonuje Prezes Zarządu.
5. W przypadku, gdy Zarząd składa się z jednego członka, jedyny członek Zarządu pełni funkcje Prezesa Izby.

brzmieniem następującym (zmieniona treść została wytłuszczona):
1. Zarząd składa się z od 1 do 5 członków, wybieranych przez Radę spośród Członków Izby lub spoza ich grona. Liczbę członków Zarządu określa uchwala Rady.
2. Kadencja członków Zarządu wynosi trzy lata. Mandaty członków Zarządu wygasają z dniem odbycia Walnego Zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe Izby za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji.
3. Członkostwo w Zarządzie wygasa na skutek odwołania, rezygnacji lub śmierci członka Zarządu.
4. Zarząd wybiera spośród swoich członków Prezesa Zarządu Izby.
5. Zarząd może uchwalić regulamin Zarządu, ustalający w szczególności podział obowiązków pomiędzy poszczególnych członków Zarządu. Jeżeli regulamin nie został uchwalony, podziału obowiązków pomiędzy członków Zarządu dokonuje Prezes Zarządu.
6. W przypadku, gdy Zarząd składa się z jednego członka, jedyny członek Zarządu pełni funkcje Prezesa Zarządu Izby.

Powyższa zmiana polega na zwiększeniu liczby członków Zarządu oraz sprecyzowanie, że mogą to być zarówno członkowie Izby jak i osoby spoza ich grona. Ponadto, Zarząd nie będzie już powoływał Wiceprezesów ani Skarbnika Izby, będzie natomiast wybierał spośród swoich członków wyłącznie Prezesa Zarządu Izby.

(viii) zastąpieniu obecnego brzmienia § 32 ust. 2 Statutu Izby tj.:

Do kompetencji Zarządu należy w szczególności:

a) kierowanie pracami Izby oraz reprezentacja Izby na zewnątrz;
b) bieżące zarządzanie działalnością Izby, wykonywanie budżetu oraz pozostałych decyzji Walnego Zgromadzenia oraz Rady;
c) sporządzanie sprawozdań dla Walnego Zgromadzenia Członków;
d) zarządzanie majątkiem Izby;
e) rozpatrywanie odwołań członka Izby od uchwał Rady w sprawie wykluczenia lub zawieszenia członkostwa.

brzmieniem następującym (zmieniona treść została wytłuszczona):
Do kompetencji Zarządu należy w szczególności:
a) kierowanie pracami Izby oraz reprezentacja Izby na zewnątrz;
b) bieżące zarządzanie działalnością Izby, wykonywanie budżetu oraz pozostałych decyzji Walnego Zgromadzenia oraz Rady;
c) podejmowanie decyzji o zatrudnianiu pracowników Izby oraz o rozwiązaniu umów o pracę lub podobnych umów z osobami zatrudnionymi w Izbie;
d) sporządzanie sprawozdań dla Walnego Zgromadzenia Członków;
e) zarządzanie majątkiem Izby;
f) rozpatrywanie odwołań członka Izby od uchwał Rady w sprawie wykluczenia lub zawieszenia członkostwa.

Powyższa zmiana polega na dodaniu do otwartego katalogu kompetencji Zarządu kompetencji do sporządzania sprawozdań dla Walnego Zgromadzenia Członków.
(ix) zastąpieniu obecnego brzmienia § 33 Statutu Izby tj.:

Zarząd uprawniony jest w imieniu Izby do dokonywania wszelkich czynności sądowych pozasądowych. Do dokonywania wszelkich czynności sądowych i pozasądowych
uprawniony jest Prezes Izby jednoosobowo lub dwóch członków Zarządu łącznie.

brzmieniem następującym (zmieniona treść została wytłuszczona):
Zarząd uprawniony jest w imieniu Izby do dokonywania wszelkich czynności sądowych i pozasądowych. Do dokonywania wszelkich czynności sądowych i pozasądowych uprawniony jest Prezes Zarządu Izby jednoosobowo lub dwóch członków Zarządu łącznie.
(x) zastąpieniu obecnego brzmienia § 35 ust. 1 Statutu Izby tj.:
Posiedzenie Zarządu zwołuje Prezes Izby. O terminie i szczegółowym porządku obrad Prezes Izby zawiadamia najpóźniej na 14 dni przed wyznaczonym terminem posiedzenia. W przypadkach niecierpiących zwłoki zawiadomienie może nastąpić bez zachowania wymaganego terminu.

brzmieniem następującym (zmieniona treść została wytłuszczona):

Posiedzenie Zarządu zwołuje Prezes Zarządu Izby. O terminie i szczegółowym porządku obrad Prezes Zarządu Izby zawiadamia najpóźniej na 14 dni przed wyznaczonym terminem posiedzenia. W przypadkach niecierpiących zwłoki zawiadomienie może nastąpić bez zachowania wymaganego terminu.
(xi) dodaniu do obecnego brzmienia § 41 ust. 2 Statutu Izby tj.:
Zarząd Izby może wyznaczyć osobę, pełniącą funkcję Skarbnika Izby. Skarbnikiem Izby może być wybrana osoba zarówno spośród Członków Izby jak i spoza ich grona. Szczegółowy zakres obowiązków Skarbnika Izby zostanie określony w uchwale Zarządu o powołaniu Skarbnika Izby.

Powyższe zmiany §§ 35 i 41 są podyktowane nowym brzmieniem § 31 ust. 4.
(xii) dodaniu do obecnego brzmienia Statutu Izby „Postanowień końcowych” tj.:
Postanowienia końcowe
§ 48
Członkowie pierwszego Zarządu Izby, w tym Prezes Zarządu Izby, zostaną powołani uchwałą Walnego Zebrania Założycielskiego Izby. Uchwała Walnego Zebrania Założycielskiego Izby określi również liczbę członków pierwszego Zarządu Izby.
§ 49
Niniejszy Statut został przyjęty dnia 15 października 2015 roku.

Powyższe zmiany określają sposób powołania oraz liczbę członków pierwszego Zarządu Izby.

Informujemy jednocześnie, że zgodnie z § 24 ust. 1 Statutu Izby, zaproszenie na Walne Zgromadzenie Członków Izby zostało opublikowane w dniu dzisiejszym na stronie internetowej Izby pod adresem http://picc.org.pl/invitation-2017/. Uprzejmie prosimy o informację o Państwa obecności na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu.
Uprzejmie prosimy o informację o Państwa obecności na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu. Informujemy, że jeżeli nie jesteście Państwo w stanie osobiście uczestniczyć w obradach Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, istnieje możliwość wzięcia udziału oraz głosowania na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być osoba wskazana przez Państwa, bądź też współpracownicy kancelarii prawniczej Dentons Europe Dąbrowski i Wspólnicy sp.k., wskazani w załączonym projekcie pełnomocnictwa.
W przypadku wyboru własnego pełnomocnika, uprzejmie prosimy o uzupełnienie załączonego projektu pełnomocnictwa poprzez wpisanie imienia i nazwiska pełnomocnika. Jeżeli natomiast chcą Państwo być reprezentowani przez prawnika z kancelarii Dentons Europe Dąbrowski i Wspólnicy sp.k., prosimy o podpisanie załączonego pełnomocnictwa dla Dentons.
Oryginał pełnomocnictwa prosimy przekazać pełnomocnikowi, który będzie Państwa reprezentował na Walnym Zgromadzeniu lub przesłać pocztą lub kurierem na adres Izby (Polsko-Irańska Izba Gospodarcza, ul. Domaniewska 37, 02-672 Warszawa).